Gestión de grandes proyectos – José Carlos Palencia

Hoy ha venido José Carlos Palencia, también conocido como Bowie, Coquedesigns o Lizzard (twitter, linkedin) a hablarnos de su experiencia en gestión de grandes proyectos. La verdad es que nos ha gustado tanto que venía para dos horas y le hemos pedido que se quedase las otras dos.

Bowie trabaja actualmente para Tecnilógica donde es Socio y Director de Producción . Antes pasó por Vector Software Factory como Director del Area de FrontEnd y “qarana…” como Diseñador Web. Ha dirigido equipos de 100.000 horas hombre/año (unas 60 personas).

– Planificación
– Presupuestos
– Seguimiento
– Gestión de personas

Jefe de proyecto: máximo responsable de los proyectos

– Anticipación del riesgo
– Riesgos: verano, navidad. Los horarios, los festivos, las vacaciones.
– No pasa nada por echar a la gente a la calle si no hace bien su trabajo
– Recuperar su trabajo, anque la gente se muera

Los clientes son de las empresas, no son tuyos. Tienes que generar valor de confianza con su compañía. Si eres autónomo o freelance, entonces le estás dando valor a tu propia compañía que tiene el mismo nombre que tú.

Reuniones

El jefe de proyecto sabe que antes o después se tiene que reunir con el cliente. Hay clientes con mucha reunionitis, pero las reuniones son dinero y se cobran. No hay nada como decirle a un cliente cuánta pasta gansa le está costando una reunión.

Cuidado con las reuniones, hay que ir muy preparado. No es lo mismo una reunión, que una reunión de trabajo, que una reunión política. En las tuyas, como jefe de proyecto, tienes que controlar el ceñirse al objetivo de la reunión y que éste quede muy claro. Hay que ser bastante tajante frente a la dispersión de temas porque es uno de los principales focos de problemas en un proyecto y que las reuniones se alarguen eternamente. El jefe de proyecto también es responsable de que en todas las acciones pendientes o compromisos se refleje un responsable. No vale con un “se hará tal cosa”, hay que concretar quién lo hará y cuándo.

Bowie recomienda: Reuniones de no más de una hora. “En scrum se habla de express meetings“. Hay que reunirse todo lo necesario pero de forma corta. La voz cantante es la del jefe de proyecto y es el responsable de la productividad de la reunión, a veces tendrá que decir cosas como: “Hemos quedado a hablar de esto y no hemos venido a perder con tiempo, luego si queres nos tomamos un café y me lo cuentas”.

Si vas a pedir la opinión, haz un doodle.

Actas

Todas las reuniones se escriben 1) Porque ayuda 2) Porque nos sirve legalmente.
Usar lenguaje formal. Se apuntan las opiniones, las decisiones, los responsables, las fechas. Bowie usa evernote. Luego se manda el acta y se pide un ok. Si el cliente no está de acuerdo, se cambia todas las veces que haga falta hasta que lo dé. Habrá clientes que no contesten en mail, bajo su responsabilidad y no la nuestra.

Estas actas de las reuniones te valen legalmente si las cosas de tuercen. porque hay proyectos que van mal, por millones de razones, por muy controlado que lo tengas o muy proactiva que sea la gente, hay proyectos que se van. Y entonces vienen los malos: los abogados. Cuando un proyecto ya se ha jodido, empiezan con la famosa frase “pues o me acabas el proyecto o no te pago” y esto pasa más veces de las que nos podamos imaginar. El cliente sabe que sus decisiones están quedando por escrito.

Kick-off

Necesario para todos los proyectos, da igual lo que hagamos. “Vamos venga, vamos a arrancar”. Deben resaltar sobretodo las carencias.
Lo bueno es hacer dos internos con tu equipo y luego internos con el cliente. Estaría bien que fuesen todos, pero a veces no se puede.
Parar un proyecto en el kick-off te garantiza que no estás engañando a nadie.

Preguntas fáciles (checklist, cada uno se hace las suyas):

Equipo

  • Se han definido claramente todas las personas que participan en el proyecto y cuales son sus responsabilidades (todos, incluso los del cliente)
  • Los interlocutores del cliente están identificados así como su rol (El cliente es el cliente y puede hacer lo que le dé la gana, lo mismo te casca tres interlocutores, identifícalos)
  • Mi empresa es el único proveedor de servicios (cuando hay más de una empresa en el proyecto empiezan a jugar a la patata caliente. Cuando hay demasiadas empresas hay cosas que se quedan en un limbo. Tengamos identificado desde el principio cuál es el responsable de cada cosa. Si hay una tercera empresa controlar qué es lo que hacen)
  • Se ha asignado
  • El equipo de proyecto conoce las tecnologías y herramientas a utilizar en el proyecto (Estamos muy mal acostumbrados, nadie se pregunta si de verdad nuestro equipo puede hacerlo. Hay que preveer si hay una formación en el proyecto, que no le puedes imputar al cliente de golpe)
  • Está prevista las formación necesaria para todo o parte del equipo, en caso de requerirse

Cliente

  • Están claramente definidos los objetivos y expectativas por parte del cliente. Se han identificado los beneficios del cliente con la solución propuesta (Estamos muy mal acostumbrados a querer hacer sólo proyectos molones, y hay otro tipo de proyectos que nos pagan las nóminas. Lo importante es que el cliente tenga claro qué es lo que quiere del proyecto. Un cliente interno también es dinero, también políticamente te puede interesar hay que ir con más cuidado a quién le dices que no)
  • Está claramente definido el alcance contratado para el proyecto (Ésta es una de las cosas más chungas que hay: Qué me has contratado, cuantas lineas gráficas, qué tipos de prototipos, cuantas pantallas, una más o una menos las pantallas extra se pagan)
  • Se ha incluido o no un soporte y/o mantenimiento post-proyecto (El final del proyecto es diferente si entregas y te vas o entregas y te quedas a mantener)
  • (Casi nadie pone en ninguna parte si se va a documentar: una guia de usuario, eso te come luego. Qué vas a entregar.)
  • Requisitos funcionales: qué va a hacer nuestra aplicación al detalle
  • Está claramente definido el criterio de aceptación del producto (Tienes que poder preguntarle al cliente si el proyecto está. Hay que adelantar )
  • Se ha analizado la documentación y se ha entendido por parte del equipo. (Hay una serie de compromisos)

Preparación

  • Se ha identificado el lugar de trabajo (En tu casa o en la mía, desplazmientos, portátiles, esto todo cuesta pasta. Si cambia el lugar de trabajo, ver si es el mismo proyecto o no, cerrar el proyecto. Control.)
  • Los procesos y herramientas necesarios (Hay post-its?)
  • ….
  • Se han inicializado el proyecto los sitemas internos. reporting de horas

Planificación

Project plan. lo que crees que va a ser el proyecto. Es una de las cosas más difíciles de hacer. Análisis de de todas y cada una de las tareas que hayamos acordado y lo que se tarda. Openproyect es el que usa Bowie y es gratis. Merlin de Mac. El más utilizado es el de Microsoft. si no tienes nada puedes hacerlo en postits o excel.
Cosas que se pueden hacer en paralelo, como el análisis de UX con el análisis de datos. Luego hay cosas que dependen unas de las otras como el backend necehtml con el, aunque se puede
Importante! Analizar cuanta gente en paralelo está trabajando, para hacer los proyectos en menos tiempo. “Todo cabe en un proyect” no nos hagamos trampas al solitario.

TRUCO ABSURDO 1: Las dependiencias son cosas que el cliente te debe. Casi nadie las pone y hay que ponerlas.

TRUCO ABSURDO 2: Los detalles no se se pasan al cliente. Al cliente no se le entregan nombres, ni junior o senior o jefe de proyecto. Si el cliente identifica tarea con persona la hemos cagado. Se le pasa incluso un .jpg, sólo le interesan los plazos cuando se empiezan y se acaban las tareas. Nunca se envían las horas de trabajo, al final el cliente se hace un lío con lo números y hay que intentar que no se los haga. Lo que tiene que estar claro es cuándo son las entregas al cliente.

Un project plan a la semana no te sirve ya, pero te sirve para tener una idea, qué tareas se han acabado y cuáles se han retrasado. Los hitos sirven para demostrar que cuando se retrasa un proyecto, no te retrasas tú, se ha retrasado el cliente con las cosas que te tenía que entregar.

En project plan es un pacto. No puedo pedir responsabilidades a un tio que no me dice cuánto tarda en hacer algo.

Calidad

La calidad es relativa. Los clientes cuando piden, piden en Ferrari. Estamos acostumbrados a hacer un megaproyecto. Luego viene el presupuesto y hay que adecuar el alcance al presupuesto. Dentro de ese presupuesto final disponible, si hay algún tipo de modificación de alcance, debe quedar acordado por todas las partes. Será muy importante que quede claro con el cliente cómo vamos a evaluar que algo está hecho en nuestra checklist.

* Ludita aquí apunta que es importante que el jefe de proyecto aporte las expectativas adecuadas al proyecto, si no va a haber tiempo para investigar una cosa u otra. Bowie dice que es importante que haya alguien técnico desde el principio, sin miedo a que nos mine la creatividad, hay que detectar los que es posible o no desde el principio.

El project plan lo puede hacer cualquiera, pero todos tenemos lo mismos problemas. Ayudarle a un cliente a ahorrar dinero es como se genera una relación de confianza.

La pasta es muy importante. Nos pregunta si sabemos cuánto nos ha costado nuestros proyectos y deberíamos saberlo. La pasta se calcula con excel o con calculadora.

Para calcular la tarifa por persona, debemos debemos de coger el sueldo bruto mas los gastos y dividirlo por las horas laborales imputables de una persona. Para hacernos una idea, 1720 horas/hombre es un año de una persona, suponiendo una imputación del 100% de sus horas laborales al año. Hay gente que trabaja con jornadas, que es lo mismo multiplicado por ocho. Luego hay que tener en cuenta el margen con los clientes, de entre un 15% y un 30%. Hay clientes que cada vez que vas a verle te pide una rebaja del 10%, cierras con el jefe del proyecto y de repente aparece el jefe de compras que te rebaja entre un 15 y un 30%. Si esa rebaja va a poner en riesgo el proyecto, hay que tenerlo en cuenta. Es importante que lo sepas también cuándo vas a cobrar, algo debería ser por adelantado, no estar trabajando gratis.

La traducción en pasta de un proyecto es muy difícil para la gente. En tiempo es más fácil.

Seguimiento

Hay que pensar como piensa un jefe de proyecto, que es mirar cómo va nuestro proyecto. El documento de seguimiento Bowie nos recomienda escribirlo, no hacerlo automático.
Hacer el primero nos va a costar mucho. Luego no cuesta más de dos horas.
Se lo manda los lunes, para que el cliente llegue el lunes por la mañana y vea cómo va el proyecto.

  1. Las decisiones se acumulan. Esto va todas las semanas, luego nadie puede hacerse el loco. Las decisiones se acumulan.
    El historico es algo que te salva culos.
    Gestionar mails es más complicado.
  2. Checklist, qué cosas se van a
  3. Riesgos principales del proyecto, con su magnitud
  4. Avance del proyecto. Cambios. (Muy importante, nunca están definido todo al detalle. Toda estimación debe aceptar entre un 5% a 10% de cambios. Si el cliente me viene con cambios más grandes, debe pagarlos. Si dejas que esto suceda, te comen)
  5. Planificación actualizada. Hay entregas que se hacen hay otras que aparecen y que son dependiencias.
  6. Acciones pendientes. Retrasar los proyectos cuesta dinero o cuesta plazos. Y hay que poner los nombres de los responsables. El cliente se pone nervioso cuando le dices que faltan cosas por entregarte, pero por lo menos no puede decirte que no le has avisado.
  7. En el seguimiento es muy importante la constancia y que se transforme en un hábito del jefe de proyecto.

Cierre de proyecto

Otro mal endémico de nuestro gremio es que no cerramos un proyecto. Hay que hacer un acta de cierre de proyecto, aunque sea doloroso, pero se aprende sabiendo qué opina tu cliente de haber trabajado contigo.

-Tres cosas a destacar:

  • Se han cumplido los plazos o no
  • Comunicación fácil o no
  • Requisitos de cambios inmediatos o no por ambas partes. Han existido o no tiempos muertos.

-Errores cometidos
-¿Volverías a trabajar con este proveedor/cliente?
-Recomendarías a este proveedor/cliente?
-Qué valores añadido hay
-Queda algo pendiente

Bola extra

* Cuidado, el tiempo de gestión también tenemos que contarlo
* Probar lo que hacemos se lleva un 20% del tiempo, a menos que sea un junior que entonces es un 50%
* En análisis también lleva tiempo y cuesta dinero. En muchos casos, como en usabilidad, el análisis es por lo que cobramos. Tenemos que identificar las tareas y qué es lo que cobramos. En la batalla excel versus proyect, los números buenos son los del excel.
* Imputación: Qué porcentaje está la gente parada o si es más del 100% quizá necesito gente o es un pico.
* Lo mas difícil de gestionar son las personas, puesto que son “plataformas” que cambian constantemente con respecto a la empresa y a sus vidas personales que influyen, de alguna manera, en su trabajo (parejas, hijos, familiares, situacions económicas, etc.)

P.D. ¡Ha dicho que tenemos talento! :D

Anuncios